Privatlivspolitik for Mejeriernes Skolemælksordning

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Mejeriforeningen (samlet betegnet ”Mejeriforeningen”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne Privatlivspolitik) og gælder for Mejeriernes Skolemælksordning, som administreres af Mejeriforeningen.

1. Om Mejeriforeningen

Mejeriforeningen er en brancheorganisation for de danske mejerier – www.mejeri.dk.

En del af Mejeriforeningen er administration af Mejeriernes Skolemælksordning.

Mejeriernes Skolemælksordning har til formål at bringe sundhed ind i skolen i bredeste forstand og samtidig tilbyde frisk mælk til skolebørn gennem en ordning, der er enkel og let for både skolerne, forældrene og eleverne.

I forbindelse med administrationen af Mejeriernes Skolemælksordning indsamler og behandler Mejeriforeningen personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Mejeriforeningen er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til Mejeriforeningens behandling af dine personoplysninger som led i administrationen af Mejeriernes Skolemælksordning, kan du kontakte os her:

Mejeriernes Skolemælksordning
Att.: Sanne Bastholm
Agro Food Park 13
8200 Aarhus N
E-mail: sb@mejeri.dk

2. Datasikkerhed er vigtigt for os

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde hos Mejeriernes Skolemælksordning, besøgende på skolemælk.dk og/eller er nyhedsbrevsabonnent, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

3. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, særligt ved hjælp af en identifikator, fx et navn, et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er unikke for en given persons identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor?

Mejeriforeningen vil indsamle oplysninger i følgende situationer:

Besøgende på skolemælk.dk
Nyhedsbrevsabonnent
Abonnementskunde i Mejeriernes Skolemælksordning

Mejeriforeningen indsamler og behandler oplysninger om besøgende på skolemælk.dk på to måder:

Ved at den besøgende selv afgiver oplysninger
Ved brug af cookies – (Læs cookiepolitik her)

De oplysninger, som vi indsamler om dig og/eller som du selv angiver, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold hos Mejeriernes Skolemælksordning.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Mejeriforeningen vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kundeforhold hos Mejeriernes Skolemælksordning.

Mejeriforeningen indsamler og behandler alene almindelige personoplysninger som led i administrationen af Mejeriernes Skolemælksordning. Mejeriforeningen indsamler og behandler således ikke følsomme personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller oplysninger om CPR-numre som led i administrationen af Mejeriernes Skolemælksordning.

Vi vil i forbindelse med dit besøg på skolemælk.dk, samtykke til nyhedsbreve og/eller dit kundeforhold hos Mejeriernes Skolemælksordning typisk indsamle følgende oplysninger i følgende situationer:

Besøgende på skolemælk.dk

IP-adresse

Nyhedsbrevsabonnent

Fornavn, mellemnavn(e) og efternavn
E-mailadresse
Postnummer

Abonnentskunde i Mejeriernes Skolemælksordning:

Fornavn, mellemnavn(e) og efternavn
Adresse, postnummer og by
Telefonnummer
E-mailadresse
Dit barns navn/dine børns navne
Dit barns/dine børns fødselsdato
Dit barns/dine børns skole og klasse
Ordreinformation, købshistorik og kundenummer
Den ønskede mælketype
Abonnementstype og -periode
Bankoplysninger
Præferencer og samtykke i forhold til markedsføring eller kommunikation
Oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os om dit kundeforhold hos Mejeriernes Skolemælksordning.
Login og password

5. Brug af dine personoplysninger

Mejeriforeningen behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Mejeriforeningen behandler udelukkende dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt i forbindelse med dit kundeforhold hos Mejeriernes Skolemælksordning eller nødvendigt i henhold til gældende ret. Derudover bruges oplysningerne til at forbedre brugeroplevelsen på Mejeriernes Skolemælksordnings digitale tjenester.

Kundeadministration – Oprettelse og administration af dit kundeforhold med Mejeriernes Skolemælksordning som led i driften af Mejeriforeningens øvrige virksomhed, herunder opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv. Alle statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.

Markedsføring - Såfremt du har givet samtykke til at modtage e-mail og sms, vil vi sende dig marketingmateriale. Du kan til hver en tid trække dit samtykke tilbage i hver mail eller sms.

Vi kan anvende profilering til brug for målretning af vores annoncering, hvor du har samtykket til dette i forbindelse med afgivelsen af dit samtykke til at modtage markedsføring. Profileringen kan ske ved at sammenstille data om din adfærd på vores hjemmeside med de oplysninger, som du har afgivet i forbindelse med køb via skolemaelk.dk og ved din tilmelding til modtagelse af markedsføring.

Skolemaelk.dk videregiver en række tredjeparter data om din brug af skolemaelk.dk i det omfang disse oplysninger er kendt. Du kan se hvilke tredjeparter, der er tale om, i vores cookiepolitik og i afsnit 9. Værktøjer der anvendes til målretning af markedsføring kan eksempelvis være Facebook Pixel.

Er du tidligere abonnent kan du modtage markedsføring om tilsvarende produkter via mail, sms eller digital annoncering, herunder remarketing.

Overholdelse af gældende love og regler – Overholdelse af love og regler, som Mejeriforeningen er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler, herunder blandt andet udarbejdelse af ansøgninger om EU-tilskud til Mejeriernes Skolemælksordning.

Mejeriforeningen bestræber sig på at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse eller betalingsoplysninger), således, at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og opdaterede.

Kundeklub

Som abonnent på skolemælk er du automatisk medlem Skolemælks Kundeklub og får dermed adgang til en række fordele i form af rabatter, tilbud, invitationer til specielle events, mv. Du kan vælge at modtage informationer på mail og sms om tilbud fra Skolemælks Kundeklub ved aktivt at tilmelde dig nyhedsbrev og sms fra Skolemælks Kundeklub. Dette kan du gøre fra din personlige side på skolemælk.dk. Opsiger du dit abonnement på skolemælk, bortfalder dit medlemskab af Skolemælks Kundeklub og dermed din adgang til klubbens fordele.

6. Hvor længe opbevarer vi dine personlige oplysninger

Vi opbevarer dine personlige oplysninger så længe som det med rimelighed er nødvendigt til de formål, der er anført ovenfor. Mejeriernes Skolemælksordning modtager EU-tilskud, og iflg. EU-lovgivning skal vi kunne dokumentere leverancer af Skolemælk 5 år og 6 måneder efter sidste leverance af Skolemælk til dit barn. Vi sletter løbende oplysningerne om leverancer af Skolemælk, når dokumentationsperioden er udløbet.

7. Cookies

Når du besøger skolemælk.dk indsamles via cookies information om alle besøg på hjemmesiden.

Mejeriernes Skolemælksordning registrerer via cookies data vedrørende dine bevægelser mellem forskellige digitale sider og tjenester i skolemælks-universet.

Mejeriernes Skolemælksordning anvender forskellige analyse-værktøjer, såsom Google Analytics, der står for at indsamle statistiske oplysninger om brugen af skolemælk.dk ligesom vi benytter Facebook til markedsføring og annoncering og YouTube til visning af videoer. Hvis du er logget ind på Facebook i den browser, du anvender, vil Facebook knytte denne adfærd sammen med din personlige profil på Facebook og det benytter vi til målrettet annoncering, remarketing og markedsføring.

Læs mere om Mejeriernes Skolemælksordnings cookie-politik her

8. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Mejeriforeningen behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag:

Indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med Mejeriernes Skolemælksordning
Hensynet til Mejeriforeningens legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor
Opfyldelse af en juridisk forpligtelse, som Mejeriforeningen er pålagt.
Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere

9. Deling af personoplysninger

Mejeriforeningen videregiver oplysninger i det omfang det er nødvendigt for at administrere Mejeriernes Skolemælksordning, herunder for at kunne levere skolemælken til eleverne – fx videregives informationer, om hvilke elever der skal have skolemælk, til skolen, for at skolen rent praktisk kan distribuere skolemælken til skolens elever.

Mejeriforeningen kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.

Mejeriforeningen tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Mejeriforeningen videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

Mejeriforeningen deler personlysninger med

Vores leverandører af IT-services
Vores leverandører af digitale marketing-værktøjer
Vores mediebureauer
Eksterne revisorer
Offentlige myndigheder
Skoler
Grossister
Tredjeparter uden for EU/EØS

Mejeriforeningen deler også dine personoplysninger med firmaer i lande uden for EU/EØS, fx Facebook, Google og SurveyMonkey.

10. Dataintegritet og -sikkerhed

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med kontrol af EU-tilskud, bogføring mv.

Det er Mejeriforeningens politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

11. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Mejeriforeningen er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på skolemaelk@mejeri.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Mejeriforeningens behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

12. Opdateringer

Mejeriforeningen evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger.

Senest opdateret 14. december 2022

This Privacy Policy has been drawn up by the Danish Dairy Board (variously described as “the Danish Dairy Board”, “we”, “us” or “our” in this Privacy Policy) and is applicable to the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, which is managed by the Danish Dairy Board.

1. About the Danish Dairy Board

The Danish Dairy Board is a trade organisation representing Danish dairies – www.mejeri.dk.

One responsibility of the Danish Dairy Board is the administration of its School Milk Scheme.

The purpose of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme is to promote health in schools in the broadest sense and offer fresh milk to school children through a scheme that is simple and straightforward not only for schools but also for adults and pupils.

In connection with the administration of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, the Danish Dairy Board collects and processes personal information in order to fulfil the purposes described in this Privacy Policy. The Danish Dairy Board is the data manager responsible for processing personal information for these purposes.

If you have any questions regarding this Privacy Policy or the Danish Dairy Board’s treatment of your personal information as part of its administration of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, please contact us at:

Mejeriernes Skolemælksordning
Att.: Sanne Bastholm
Agro Food Park 13
8200 Aarhus N
E-mail: sb@mejeri.dk

2. Data security is important to us

The responsible handling of personal information collected as part of our business operations is fundamental to our business goals and reputation. This Privacy Policy explains how, as a customer of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, your personal information is collected and used and how you can view your own personal information.

3. What is personal information?

Personal information is any piece of information about an identified or identifiable physical person. By “identifiable physical person” we mean a person who can be either directly or indirectly identified, especially with the aid of an identifying feature such as a name, an identification number or one or more features unique to a given person’s identity.

4. What type of personal information about you do we process and why?

The information we collect about you will be used for various purposes connected to your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme.

If you decline to provide personal information, it could mean that the Danish Dairy Board is unable to fulfil its obligations in connection with your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme.

The Danish Dairy Board collects and processes only general personal information as part of its administration of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme. The Danish Dairy Board, therefore, does not collect or process sensitive personal information or information on criminal offences or social security numbers as part of its administration of the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme.

The Danish Dairy Board will, in connection with your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, usually collect the following information:

Customer information: Information you give us when you set up a customer account with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme (e.g. online via the website), including contact details (forename, middle name(s), surname, address, telephone number and e-mail address), bank details and information you give us about your marketing and communication preferences, as well as information you give us when you contact us to ask a question, report a problem or otherwise make enquiries about your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme.
Subscription information: Information you give us when you register your child/children with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, including the child’s name, date of birth and gender, the name of the child’s school and their year and the desired milk type and subscription period.

5. Use of your personal information

The Danish Dairy Board processes your personal information in its fulfilment of the purposes indicated below. The Danish Dairy Board will process your personal information only to the extent deemed necessary in connection with your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme or as necessary in accordance with current law.

Customer administration – Set-up and administration of your customer relationship with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme as part of the Danish Dairy Board’s other activities, including maintenance of our customer register, invoicing, debt recovery, marketing and statistics etc. All statistical and analytical work is carried out in anonymised format and therefore contains no information that could be directly attributed to you as a person.
Compliance with applicable acts and regulations – Compliance with acts and regulations to which the Danish Dairy Board is subject in connection with its business operations and various reporting or disclosure obligations, including, among other things, the preparation of EU grant applications for the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme.

The Danish Dairy Board will not use your personal information to make decisions based purely on automatic processing, including profiling.

The Danish Dairy Board endeavours to ensure that all of the personal information we treat is correct and up to date. We therefore ask that you always notify us of any changes in your personal circumstances (e.g. change of address or payment details) so that we can guarantee that your personal information is always correct and up to date.

Customer club

With your subscription on school milk you are automatically a member of The School Mils Scheme’s Customer Club and hence has access to a number of benefits such as discounts, special offers, invitations to special events, etc. You can choose to receive information about the offers from The School Mils Scheme’s Customer Club by mail or text. You can subscribe to this newsletter from your personal profile on Skolemaelk.dk. If you cancel your subscription on school milk, you will no longer have access to the offers in the customer club.

6. Legal basis for the processing of your personal information

The Danish Dairy Board processes your personal information on the basis of one of the following: (1) entering and fulfilling your contract with the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme; (2) fulfilment of the Danish Dairy Board’s legitimate interests – in other words, the purposes described above; and (3) fulfilment of any legal obligations placed upon the Danish Dairy Board. There may also be situations where we treat your personal information on behalf of third-party legitimate interests relating to the purposes described above, unless your interests outweigh such purposes.

7. Sharing of personal information

The Danish Dairy Board will share information only to the extent necessary for administering the Danish Dairy Board’s School Milk Scheme, which includes being able to deliver school milk to pupils: e.g. it will share information with the school regarding which pupils should have school milk so that the school can take the practical steps to distribute it.

The Danish Dairy Board may also share and/or pass on your personal information to other suppliers and/or service providers in connection with the normal operation of our business: e.g. in connection with the external administration of our IT systems, analysis work, marketing exercises, debt recovery, credit assessment, auditing and legal assistance etc.

The Danish Dairy Board endeavours to limit to the greatest possible extent the sharing of personal information in a person-identifiable format in order to limit those instances where shared information can be attributed to you personally.

The Danish Dairy Board will not share your personal information unless it is necessary for the performance of our business or for meeting your requirements.

The Danish Dairy Board will not transmit your personal information to countries outside of the EU/EEA.

8. Data integrity and security

Personal information will not be retained longer than is necessary for fulfilling the purposes for which it has been collected, unless retention is necessary for meeting national statutory requirements, including the statutory retention periods relating to the management of EU grants or accountancy regulations etc.

It is the Danish Dairy Board’s policy to protect personal information by making adequate technical and organisational security arrangements. When there is no further need to hold your personal information, we will ensure that it is deleted in a secure and responsible manner.

9. Your rights

You are entitled to exercise your rights under the current data protection legislation at any time. You can, for instance, ask to see the personal information that the Danish Dairy Board holds on you or raise an objection to the processing of that information, which includes objecting to automated decision-making and profiling or to the use of your personal information in direct marketing. Furthermore, you can request the correction or deletion of any incorrect information about you, withdraw your consent to the processing of your personal information or exercise your data portability right.

If you wish to exercise one or more of your rights, please contact us at skolemaelk@mejeri.dk. Your request will be dealt with in accordance with the data protection legislation in force at any given time.

Complaints regarding the Danish Dairy Board’s treatment of your personal information can be made to:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K, Denmark
E-mail: dt@datatilsynet.dk

10. Updates

The Danish Dairy Board evaluates and updates this Privacy Policy on a continual basis. You should therefore check this Privacy Policy regularly for any changes which could affect the processing of your personal information.

Last updated July 16th 2021